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Archiviazione documentale: i 3 elementi che un software deve avere

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Archiviazione documentale: i 3 elementi che un software deve avere

Nei precedenti articoli abbiamo risposto ai vari dubbi sull’archiviazione documentale, e parlato dei vantaggi apportati da questa nuova modalità di gestire i documenti.

Ma per scegliere con tranquillità lo strumento tecnologico e aiutarti in questo processo, quali elementi sono irrinunciabili?

Te ne elenchiamo tre (più una sempre valida!)

  1. Gestione automatica della firma digitale
    La norma prevede che venga apposta la firma digitale per assicurare l’integrità del documento e l’autenticità.
    Il Responsabile del servizio di conservazione può offrire, unitamente al software, la gestione della firma digitale dei documenti. In questo modo tu non devi fare nulla, fa tutto il software.
     
  2. Delega della responsabilità dei dati e dei sistemi tecnologici
    Scegliendo un software avanzato puoi delegare alcune responsabilità e liberarti di preoccupazioni che non rientrano nella tua sfera di competenze tecniche.
    ARKon ti permette di delegare la responsabilità: della gestione dei sistemi informativi, del trattamento dei dati gestiti (secondo le nuove norme sulla privacy GDPR) e della sicurezza dei sistemi e dell’aggiornamento del software stesso.
    A te resta soltanto ovviamente la responsabilità di effettuare l’archiviazione dei documenti e la conservazione seguendo le indicazioni dettate dalla legge.
     
  3. Gestione organizzata degli archivi e della consultazione dei documenti
    Collaborare con i tuoi clienti e gestire i loro documenti e la loro archiviazione e conservazione può portarti dei grossi vantaggi, hai due possibilità di relazione con i tuoi clienti per dare accesso ai loro documenti archiviati.
    Puoi scegliere se dare al tuo cliente un file .zip con all’interno tutti i documenti che avevi archiviato e conservato secondo norma per lui.

Oppure, puoi scegliere di aprire un accesso in sola consultazione al tuo cliente per i documenti che lo riguardano e farglieli consultare comodamente dal computer

Giornate di formazione: scegliendo un partner tecnologico solido e strutturato, puoi richiedere anche delle giornate di formazione per comprendere più nel dettaglio cosa è necessario fare e come utilizzare al meglio e velocemente il software da te scelto.

Come sai, la normativa e la tecnologia è in costante evoluzione e aggiornamento, ricevere informazioni e consigli dal tuo consulente tecnologico ti permette di dedicarti con maggiore attenzione all’elemento più importante per il tuo studio: i tuoi clienti e le loro esigenze.

 

ARKon è la soluzione tecnologica che ti garantisce tutti questi elementi e ti aiuta nel processo di gestione dell’archiviazione documentale e conservazione a norma per i tuoi documenti e per quelli dei tuoi clienti.

Scopri di più, visita la pagina dedicata ad ARKon!

Scritto da Redazione
Creato il 26 Novembre 2019
Categoria archiviazione documentale
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