GANTT o la filosofia del sapersi organizzare (anche prima delle ferie!)

GANTT o la filosofia del sapersi organizzare (anche prima delle ferie!)

Tempo di lettura: 3 min
GANTT o la filosofia del sapersi organizzare (anche prima delle ferie!)

Manca ormai pochissimo alla fine dell’anno, periodo cruciale per una serie di motivi e, solitamente, momento di grande affanno quando si parla di lavoro. 

Eh già, le vacanze estive ormai sono un ricordo… Eppure magari qualche mese fa le hai risicate al massimo per non perdere opportunità di business, o per delegare il meno possibile, o perché non era proprio il momento di abbandonare il “campo” in mani che non fossero le tue!
E quindi sei arrivato a dicembre in uno stato ben oltre la stanchezza e… cosa?!

Vuoi ripetere gli stessi errori dell’estate e privarti anche di queste vacanze? Non se ne parla.

Ebbene sì, a qualcuno di voi potrà sembrare strano, ma c’è chi riscontra una vera e propria fobia nel prendersi giorni di ferie. Insomma, per alcune persone le vacanze si trasformano in una fonte di stress ulteriore, tanto che preferiscono evitare e continuare ad avere tutta la situazione sotto controllo.
Ma riposarsi è necessario (ed è il vero investimento per i mesi a seguire) e comunque è ora di mettersi bene in testa che andare in ferie non significa abbandonare nel caos il proprio team o la propria azienda.
Il segreto risiede in una parolina semplice semplice che un po’ spaventa sempre: pianificazione.

Più siamo attenti e precisi nella pianificazione delle attività e più il nostro cervello è in grado di memorizzare e di seguire quello che abbiamo pianificato.
Ecco perché dovremmo attenerci a questo iter, logico, ma non scontato.
Quali sono gli step per una corretta pianificazione?

  1. Chiarire l’obiettivo che si vuole raggiungere (così che anche il team sia consapevole in tua assenza)
  2. Scomporre l’obiettivo in sotto-obiettivi 
  3. Associare a ognuno dei sotto-obiettivi una specifica azione e chiarire anche, rispetto all’azione pianificazione, chi la farà, come e quando
  4. Condividere il processo con i collaboratori, in modo che sia chiaro a tutti

Certo tutto questo non va fatto manualmente, sarebbe veramente complesso e dispendioso in termini di tempo! Ecco perché entra in gioco uno strumento chiave ormai molto utilizzato, il GANTT.
Si tratta di uno strumento di pianificazione apparso all’inizio del XX secolo, e la ragione principale del suo successo è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.
I diagrammi di cui è composto, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto in modo temporale, consentendo di definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse. 

Ma vediamo brevemente la sua struttura: sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto (giorni, settimane, mesi ecc), mentre sull’asse verticale troviamo l’elenco delle varie attività.
Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività. Una volta inserite tutte le attività, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto, di quali task vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente. Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.
Con una struttura grafica di questo tipo è facile capire, sin dalla prima occhiata se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con consegne e deadline. 

Una volta provato un metodo del genere è difficile tornare indietro! Ecco perché è importante utilizzare software in grado di integrare i GANTT nei tuoi progetti facilitandoti il lavoro.

Un software che ti permetta di pianificare e avere l’elenco attività sott’occhio anche quando sei in mobilità e puoi usare solo lo smartphone. E soprattutto che ti permetta di pianificare ora, prima delle ferie e della chiusura dell’anno, tutto quello che devi fare, in modo che sia tutto in ordine al tuo ritorno. 

Così potrai goderti le tue vacanze come meriti, senza stress e circondato dalle persone che ami. Magari, per una volta, lontano dallo smartphone!

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Scritto da Redazione
Creato il 27 Novembre 2019
Categoria efficienza aziendale
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