Comunicare in smartworking? 5 consigli per farlo al meglio

Comunicare in smartworking? 5 consigli per farlo al meglio.

Tempo di lettura: 3 min
Comunicare in smartworking? 5 consigli per farlo al meglio.

Ci troviamo, per la prima volta nella nostra vita, a dover comunicare quasi esclusivamente in modo virtuale. Tolte le relazioni con chi abita con noi e il saluto al cassiere del supermercato una volta alla settimana, il nostro mondo relazionale è cambiato da un giorno all’altro.

Comunicare in smartworking? 5 consigli per farlo al meglio.

Tutto quello che prima facevamo di persona, ora ha uno spazio virtuale dedicato, dei software specifici, dei dispositivi ad hoc. Un tablet per l’aperitivo con gli amici, una postazione pc più o meno fissa per lavorare, i nostri smartphone per sentire la famiglia, mandare file, messaggi vocali, controllare il calendario, organizzare to do list. Ed è soprattutto l’organizzazione del lavoro che in questo periodo ci fa riflettere. Lo smartworking, non per scelta ma per necessità, che perde anche il suo significato per come lo avevamo sempre inteso e diventa l’unica forma possibile di lavoro, a tutti gli effetti. Almeno per ora.

Cosa c’è di buono in questa situazione? Probabilmente molto poco, è vero. Ma quello che sta accadendo è un banco di prova non da poco per capire a che punto siamo con il nostro rapporto con la tecnologia, con i molti strumenti per cui abbiamo sempre (pigramente!) procrastinato, per capire, insomma, quanto siamo al passo con i tempi e quanto invece possiamo ancora migliorare. Anche nel nostro rapporto con collaboratori e clienti. 

Per aiutarvi abbiamo deciso di fornirvi qualche consiglio per rendere le vostre collaborazioni più fluide e con meno intoppi possibili. Spunti utili, insomma, a lavorare nel modo migliore anche senza potersi vedere di persona!

  1. Il lavoro è fatto di tempi e scadenze, anche quando è da remoto! Anzi, forse ancor di più. Per evitare impicci o fraintendimenti, eventuali problemi di connessione o imprevisti è importante fissare queste deadline con un pochino di anticipo rispetto a prima. E soprattutto è fondamentale che le tempistiche siano chiare e condivise, così come i meeting e gli appuntamenti per check. Arrivare in ritardo a una call online non è certo meglio, in termini professionali, che dal vivo. Sfruttate tutti quegli strumenti digitali che vi possono aiutare con notifiche e messaggi, e date sempre un’occhiata al vostro calendario,la sera per il giorno dopo, così da essere pronti a tutto!
  2. Lavorare da remoto non è sempre semplicissimo e soprattutto dover rimanere confinati in casa non aiuta l’umore. La concentrazione è più bassa, gli stimoli ridotti al minimo… fate almeno in modo che il vostro lavoro non sia una zavorra ulteriore, ma rendetelo un’attività di cui andare fieri giorno dopo giorno. Prefissatevi degli obiettivi con il vostro team e dei piani comuni in modo da non perdere mai il “filo” del discorso. Provate ad andare oltre, a essere se potete un po’ più proattivi. Mai in come in questo momento è importante mantenersi attivi e mansare un messaggio di apertura e collaborazione dove si può.

  3. Essere fisicamente lontani non significa rinunciare alle nostre relazioni, lavorative o no! Abbiamo a disposizione una gamma vastissima di strumenti con cui comunicare. Possiamo videochiamare i nostri amici, fare sentire loro la nostra presenza, provare ad alleggerire il momento in qualunque modo ci venga in mente. Non rinunciate a tutto questo e non rinunciate nemmeno alle chiacchiere con i vostri colleghi e anche con i vostri clienti: erano e torneranno a essere parte della quotidianità! Certo, non sarà come davanti alla macchinetta del caffè, ma non si può avere tutto. E comunque anche il caffè della moka non è male.

  4. I tool: fondamentali per favorire una comunicazione semplice e diretta, specie in smartworking. Sistemi di chat, videocall, agende condivise e to do list non devono mai mancare nell’operatività di ogni giorno. E non solo: avvaletevi anche di strumenti che possano aiutarvi a lavorare meglio e non perdere mai di vista obiettivi e mission. Il CRM, per esempio, si rivelerà un sistema importante perché vi permetterà di avere sempre una scheda dettagliata dei vostri clienti, associandolo a task, ma anche di segmentare i vostri target di riferimento per non smettere mai di conoscerlo. Affidatevi, possibilmente, a un unico software che includa più skills e che vi permetta di lavorare in modo agile in ogni momento della giornata.

  5. Da qualche anno a questa parte è in corso un processo di forte digitalizzazione, anche per quanto riguarda il vostro lavoro. Si tratta di una rivoluzione che porterà, con il tempo, alla scomparsa pressoché definitiva di carta e faldoni e a un controllo sempre più preciso dei documenti su cui lavorate ogni giorno. In una ventina d’anni siamo passati dai fascicoli agli hard disk, fino ad arrivare al cloud. Un mezzo potentissimo, che va gestito con cura e organizzazione. Oggi è indispensabile un sistema di condivisione e archiviazione sicuro e pratico e uno strumento, un software, che vi permetta di gestire il tutto con la massima agilità e versatilità. Che sia semplice da usare, ma che sappia compiere operazioni complesse.

La scelta del software giusto, in questo momento e per il futuro, può veramente cambiarvi la vita. Almeno quella lavorativa!

Comunicare in smartworking? 5 consigli per farlo al meglio.
Scritto da: Redazione
Creato il: 9 Aprile 2020
Categoria: evoluzione digitale
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