8 dubbi e 8 risposte sull'archiviazione dei documenti

8 dubbi e 8 risposte sull'archiviazione dei documenti

Tempo di lettura: 3 min
8 dubbi e 8 risposte sull'archiviazione dei documenti

Nei precendenti articoli sul tema 'Archiviazione dei Documenti', abbiamo raccontato quali sono i vantaggi per uno Studio e perchè offrire un servizio di archiviazione ai propri clienti.
Ma i dubbi e le perplessità possono essere ancora molte e di natura più pratica, che si scontrano e ci rallentano nelle attività quotidiane.

Qui trovi le domande più frequenti sul tema, probabilmente sono quesiti che ti poni anche tu.

Ed ecco a te anche le risposte!

 Il tuo dubbio
 
   La soluzione
 
Non voglio aumentare il mio carico di lavoro e le mie responsabilità nel dover gestire l’archiviazione dei documenti.  

Affidarsi a una soluzione in cloud è la scelta ottimale, è necessario però che ti assicuri che si possano demandare le responsabilità:
- della gestione dei sistemi informativi
- del trattamento dei dati gestiti, secondo le nuove norme sulla privacy GDPR
- della sicurezza dei sistemi e del software scelto.

A te resta ovviamente la responsabilità di effettuare l’archiviazione dei documenti e la conservazione secondo norma di legge.

Non sono informato sulla modalità di conservazione, ci sono molti aspetti tecnici che non conosco.   Scegliendo un partner tecnologico solido e strutturato, puoi richiedere anche delle giornate di formazione per comprendere più nel dettaglio cosa è necessario fare e come utilizzare al meglio e velocemente il software da te scelto.
Non voglio cambiare la mia modalità di lavoro.   Attraverso l’uso di un software semplice e intuitivo nelle funzionalità, non devi modificare il tuo modo di lavorare.
Il software ARKon è “intelligente” e gestisce l’archiviazione in modo automatico, permettendoti di risparmiare tempo e di ridurre i costi di gestione.
La normativa prevede che i documenti vengano firmati digitalmente. Cosa devo fare in pratica?   Assolutamente nulla! Il software ARKon provvede in automatico ad apporre la firma.
Se il mio cliente interrompe la collaborazione con il mio Studio, posso restituirgli i documenti archiviati digitalmente? Se sì, come?  

Hai due soluzioni!

Puoi scegliere se restituire al tuo cliente un file .zip con all’interno tutti i documenti che avevi archiviato e conservato secondo norma per lui.

Oppure, puoi scegliere di aprire un accesso in sola consultazione al tuo cliente per i documenti che lo riguardano.

Perché devo conservare le PEC? Non se ne occupa il mio gestore di PEC?  

Il gestore della PEC mantiene solo per  30 mesi i registri ‘log’ che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo dell’email e l’oggetto, ma non il contenuto del messaggio PEC.

Per questo motivo è indispensabile per te conservare in modo più organizzato le PEC, in una modalità che preveda anche la conservazione del contenuto del messaggio.

Come posso gestire lo storico dei documenti che ho su carta?   I vecchi fascicoli li potrai eliminare man mano che scadranno i termini previsti dalla norma e proseguire in tranquillità nella gestione dell’archiviazione di tutti gli altri documenti.
Sento spesso parlare di “efficientare o digitalizzare lo Studio”, ma in pratica quanto potrei risparmiare utilizzando un software per l’archiviazione documentale?  

Ipotizzando uno Studio con:
- 128 Aziende di cui viene gestita la contabilità
- 150 Modelli di Reddito
- 120 Spesometro
- 120 Certificazione Unica
- 15 Bilanci

Tra costo:
- dei materiali (toner, carta, energia, attrezzature) e circa 0,026 centesimi di euro a pagina = 1790 euro
- del personale (per creare circa 150 fascicoli e una RAL di 35000 euro) e circa 2,33 euro a fascicolo = 480 euro
- di stoccaggio (deposito e scaffalatura con un box di circa 15 mq) = 250 euro

Il risparmio totale è di 2500 euro!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Scritto da Redazione
Creato il 30 Ottobre 2019
Categoria efficienza in ufficio
Condividi il post