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ARKon e l'archiviazione documentale: 4 vantaggi che mai avresti immaginato prima!

Tempo di lettura: 3 min
ARKon e l'archiviazione documentale: 4 vantaggi che mai avresti immaginato prima!

Introdurre la propria azienda nell'era della gestione documentale digitale è una decisione che porta con sé moltissimi vantaggi strategici.

Innovare, in questo campo, significa alleggerire e dematerializzare i processi aziendali, e proprio per questo il primo passo verso il cambiamento è sempre abbastanza duro da compiere. Si tratta di lasciarsi alle spalle una metodologia di lavoro che conosciamo da sempre, con la quale, addirittura, abbiamo mosso i primi passi da professionisti. E anche se vediamo benissimo quanto il mondo sia cambiato non riusciamo a non opporre sempre un po’ di resistenza.

Vi è poi anche una questione meramente “economica” che coinvolge il cambiamento. A un primo impatto può sembrare che introdurre in studio o in azienda un software di archiviazione sia un’azione dispendiosa in termini non solo economici ma anche di energie e tempo. In realtà ne basterà pochissimo per rendervi conto di come il passaggio all’archiviazione digitale dei documenti sia di fatto un grande risparmio sotto tutti gli aspetti

E ancora, la scelta. Qual è il migliore software? Con quale avrò meno difficoltà ad abituarmi? Sarà veramente funzionale al mio lavoro? Se parliamo di ARKon, l’archivio digitale indispensabile per "alleggerire" gli onerosi archivi cartacei tradizionali, la risposta è sì. Abbiamo davanti infatti la soluzione in grado di modellarsi su ogni tipologia di processo documentale e che consente la creazione e la personalizzazione dei flussi documentali. Integrato con tutti i gestionali Wolters Kluwer, ARKon permette il trasferimento dei documenti direttamente nella piattaforma per la loro corretta archiviazione in tutta sicurezza. Insomma: facile e praticissimo.

Ma quali sono i vantaggi che otterrete facilmente una volta deciso di compiere il grande passo? Eccone quattro che vi convinceranno definitivamente!

  1. Ricerche e gestione dei documenti. È vero, servirà un minimo di tempo per formare i vostri collaboratori a usare correttamente lo strumento, ma una volta allineati, reperire qualsivoglia informazione sarà molto più semplice e veloce: stesso posto, stessi formati, facile condivisione e possibilità di modifica in tempo reale.

  2. Risparmio dei costi. Questo è un punto veramente decisivo, che alla lunga (ma nemmeno troppo) vi permetterà di capire quanto importante sia stato passare a una digitalizzazione totale, o quasi, dei documenti dello studio. Un risparmio di spazio, tempo, materiali, nonché una scelta decisamente più ecologica, il che non fa bene solo al vostro luogo di lavoro, ma a tutti! Tra costo materiali (toner, carta, energia, manutenzione e chi più ne ha più ne metta), costo del personale dedicato ad alcune attività che potranno essere sostituite con altre più proficue, e costo stoccaggio di depositi e scaffalature, arriverete a risparmiare agilmente migliaia di euro e il vostro sarà uno studio ancora più efficiente. 

  3. Maggiore sicurezza. I documenti cartacei sono meno facili da proteggere e controllare, e possono più facilmente andare persi o semplicemente deteriorarsi. Quelli digitali no! Inoltre potrete sempre decidere chi potrà avere accesso o no a determinati documenti e controllare il tutto ogni volta che volete.

  4. Efficienza. Con un software con ARKon il tempo impiegato diminuisce e la precisione aumenta. Quindi anche il dispendio di energie è ridotto (incluse energie fisiche, non dovendo più girare per l’ufficio con chili di faldoni). Traggono beneficio anche anche tutti gli altri processi dello studio, a cui si può dedicare più tempo ma anche più attenzione, e la comunicazione con i clienti che può lasciare spazio a consulenze più approfondite e innovative. Insomma, la digitalizzazione del vostro studio è anche un ottimo strumento di… new business!

 

Il mondo corre veloce, non vorrai rimanere indietro!

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Scritto da Redazione
Creato il 19 Novembre 2019
Categoria archiviazione documentale
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