Gestione documentale: quali sono i vantaggi?

Tempo di lettura: 2 min
Gestione documentale: quali sono i vantaggi?

Quello della gestione documentale è un tema molto articolato, di cui spesso non si conoscono tutti gli aspetti.
Abbiamo veramente la cognizione di cosa significa "gestione documentale"? Siamo veramente consapevoli di quali siano i vantaggi di gestire i documenti con sistemi informatici all’avanguardia?
E soprattutto, a cosa andiamo incontro nel gestire i documenti in modo analogico e senza un supporto informatico?

I sistemi di gestione documentale hanno iniziato le loro prime importanti comparse in Italia intorno all’inizio degli anni ‘90. In quel periodo, infatti, la progressiva riduzione del costo dello spazio sui sistemi informatici, nonché l’introduzione di sistemi di scansione a costi competitivi (Canon, Fujitsu, Kodak, etc.) hanno fortemente contribuito, nell’analisi costi-benefici, alla diffusione di sistemi informatici in grado non solo di archiviare, ma anche di gestire il workflow delle principali tipologie di documenti sia delle Pubbliche Amministrazioni che delle aziende private.

I benefici della gestione documentale

L'archiviazione e la relativa conservazione dei documenti in formato digitale non costituiscono il solo effetto benefico della gestione documentale con sistemi informatici.

È infatti l’ottimizzazione della gestione dell'intero flusso documentale che costituisce la fonte dei maggiori vantaggi per le aziende (sia private che pubbliche); chi pensa di approcciare a un sistema informatico di Document Management si rende conto che la maggior parte delle tipologie di documento ha un proprio ciclo di vita, caratterizzato da più fasi ben distinte:

  • ricezione dei documenti provenienti dall’esterno
  • creazione dei documenti (ad uso interno o per l’esterno)
  • condivisione dei documenti
  • approvazione dei documenti
  • archiviazione dei documenti
  • conservazione dei documenti (inclusa la funzionalità di recupero)
  • distruzione dei documenti al termine del ciclo di vita stesso.

La riduzione dei costi di gestione di una certa tipologia di documento la si ottiene semplificando ed automatizzando il più possibile ciascuna delle fasi del ciclo di vita dello stesso; si pensi, ad esempio, alle tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) o di OMR (Optical Mark Recognition) che consentono di far leggere automaticamente ad un software rispettivamente un testo o un insieme di risposte in questionari a risposta multipla o singola, o ai più recenti sistemi di Intelligenza Artificiale che consentono alle macchine di interpretare testi completi categorizzando i documenti come, fino a poco tempo fa, avrebbe potuto fare solo l’intelligenza umana.

Queste tecnologie non solo consentono di ridurre i tempi (e quindi i costi) di gestione delle fasi iniziali del processo (di norma il carico/creazione dei documenti all’interno del sistema di Document Management), ma rendono molto più semplice e sempre più priva di errori la condivisione tra diversi utenti, eliminando così, inutili costi di copie (che, in assenza di sistemi efficienti di gestione documentale, generano ulteriori costi di archiviazione in loop spesso viziosi) e ottimizzando tempi e costi di gestione e approvazione dei documenti (ad esempio la contabilizzazione di una fattura ricevuta a seguito dell’approvazione su più livelli, con monitoraggio dello stato di approvazione).

Un ulteriore grosso vantaggio che si ottiene nell’adozione di un sistema informatico efficiente di gestione documentale consiste nella sicurezza dei documenti archiviati:

  • in primo luogo, si ha la garanzia di non dispersione dei documenti archiviati (grazie alle molteplici chiavi di ricerca utilizzabili per ritrovare i documenti);
  • inoltre, si ha la garanzia della inalterabilità del documento archiviato, grazie ai backup e alle tecnologie informatiche in grado di garantire paternità, contenuti e data di emissione.
  • infine, grazie ai sistemi di profilazione utente, la condivisione può essere gestita a più livelli garantendo, così, la necessaria riservatezza.

L'articolo è estratto da Ipsoa.it, visita il sito e leggi l'articolo completo.

Scritto da Francesco Barbaro
Creato il: 08 Ottobre 2019
Tema: archiviazione documentale
Condividi il post